Studi Kasus · PT Goldtek Utama Mandiri

Satu Sistem untuk Proyek Konstruksi dari Tender hingga Serah Terima

Dikembangkan berdasarkan studi kasus dan kebutuhan operasional PT Goldtek Utama Mandiri, Project Management System membantu perusahaan konstruksi mengelola tender, pelaksanaan proyek, pengadaan material, tenaga kerja, supplier, hingga biaya operasional dalam satu sistem terintegrasi.

Hubungkan data kantor dan lapangan, pantau progres pekerjaan, dan kelola biaya proyek dengan informasi yang lebih terstruktur.

Bagi kami, ini merupakan peluang yang luar biasa. Pengembangan sistem bukan hanya tentang menghadirkan teknologi, tetapi memahami bagaimana bisnis berjalan dan menerjemahkan kebutuhan tersebut menjadi solusi yang relevan.

01Tantangan

Memahami Tantangan Operasional

Pengelolaan proyek konstruksi cukup kompleks karena informasi berasal dari berbagai bagian, mulai dari kantor, tim lapangan, pengadaan, hingga manajemen. Dan mungkin hal ini tidak hanya terjadi di proyek konstruksi saja.

Ketika data tersebar di chat, spreadsheet, dan dokumen fisik, menelusuri informasi proyek secara menyeluruh dapat menjadi tantangan. Memantau realisasi biaya, memastikan status pengadaan material, mengevaluasi hasil tender, dan mengetahui progres pekerjaan membutuhkan informasi yang saling terhubung.

Tim LapanganChat WA
"Butuh semen 50 sak untuk lantai 2"
KantorSpreadsheet
Dicatat ulang ke rekap
PengadaanForm kertas
Dicatat ulang ke form PO
ManajemenRapat
Data mana yang terbaru?

Kebutuhannya bukan sekadar memindahkan pencatatan ke sistem digital, tetapi membangun alur informasi yang lebih terstruktur agar setiap bagian dapat menjalankan perannya dengan lebih baik.

02Pendekatan

Pendekatan Dakana Techworks

Kami menerjemahkan kebutuhan operasional tersebut ke dalam rancangan sistem yang menghubungkan proses pengelolaan proyek dari awal hingga akhir. Pengembangan dilakukan dengan mempertimbangkan alur kerja, kebutuhan setiap divisi, keterkaitan data, serta pembagian akses berdasarkan tanggung jawab pengguna. Pengembangan sistem ini sekaligus memberikan ruang untuk pengembangan sesuai kebutuhan perusahaan ke depannya.

03Modul

Enam modul: dari praproyek tender sampai riwayat harga material

Setiap modul menjawab satu masalah di proyek, lengkap dengan siapa yang memakainya.

01 Tender Management

Tender yang menang menjadi proyek

02 Project Management

Proyek menjadi dasar biaya dan pengadaan

03 Procurement 04 Workforce

Pembelian dan biaya terikat satu proyek

05 Supplier Management 06 Item

Supplier dan riwayat harga terisi dari PO

01 · Praproyek

Tender Management

Satu catatan untuk tender, dari ikut serta sampai menang atau kalah.

Sebelumnya

Tender tersebar di chat dan folder
Notulensi aanwijzing sulit dicari
Tidak tahu klien mana yang sering menang

Dengan Catur Konstruksi

Satu catatan per tender, lengkap dengan tahap
Notulensi tersimpan di tiap tender
Win rate dan daftar klien di dashboard

Ilustrasi

Siapa dapat apa

OwnerLihat win rate dan klien yang paling sering menang
AdminCatat tender, jadwal, notulensi, lalu jadikan proyek
LapanganBaca jadwal dan notulensi tender

Fitur
Notulensi aanwijzing	Unggah dokumen per tender
Tahap dan jadwal tender	Dari pengumuman sampai pemenang
Status dan alasan	Menang, kalah, atau tidak diikuti
Dashboard dan win rate	Jumlah menang dan sebaran status
Daftar klien	Tender dan kemenangan per klien
Tindak lanjut jadi proyek	Nama, klien, nilai terbawa

02 · Proyek

Project Management

Pantau progres, jadwal, dan siklus dokumen proyek dalam satu dashboard.

Sebelumnya

BoQ di Excel, progres di chat
Kurva S dibuat manual tiap minggu
Status proyek tidak sesuai dokumen

Dengan Catur Konstruksi

BoQ bertingkat, impor dari Excel
Kurva S terbentuk dari progres harian
Status mengikuti SPK dan BAST

Ilustrasi

Siapa dapat apa

OwnerPantau semua proyek, kurva S, dan biaya vs progres
AdminSusun BoQ, bobot, jadwal, SPK, dan BAST
LapanganCatat progres dengan foto, hanya di proyeknya
HRGALihat daftar proyek dan dashboard HRGA

Fitur
BoQ bertingkat	Pekerjaan sampai 5 tingkat
Impor BoQ dari Excel	File salah ditolak dengan daftar barisnya
Bobot pekerjaan	Otomatis dari nilai, bisa diubah
Progres dengan foto	Persen kumulatif, lampiran foto atau PDF
Kurva S	Rencana dibanding realisasi
Gantt dan jadwal	Tanggal mulai dan selesai per item
Siklus SPK dan BAST	Status mengikuti dokumen resmi
Biaya vs progres	Biaya terpakai terhadap progres

03 · SPP, Surat Jalan, Surat PO

Procurement & Material Management

Dari permintaan lapangan sampai pembelian resmi, dengan jejak persetujuan.

Sebelumnya

SPP lewat chat, nomor tidak seragam
Persetujuan tanpa jejak
Pembelian per proyek sulit dilacak

Dengan Catur Konstruksi

Nomor SPP dan PO otomatis
Tiap keputusan tercatat: siapa dan kapan
Riwayat pengadaan per proyek

Ilustrasi

Siapa dapat apa

OwnerTelusuri semua pembelian dan siapa yang menyetujui
AdminSetujui SPP, lalu buat Surat PO
LapanganBuat SPP dan Surat Jalan langsung dari lapangan

Fitur
Nomor SPP dan PO otomatis	Format PO bisa diatur
Alur persetujuan SPP	Draft, menunggu, diterima atau ditolak
Surat Jalan	Dibuat dari SPP, bisa lebih dari satu
Surat PO (4 langkah)	Supplier, dokumen, penerima, tinjau
Riwayat pengadaan	SPP, Surat Jalan, PO per proyek
Ekspor Excel	SPP dan PO dengan kop perusahaan

Terhubung dengan M2 M5

04 · Subkontraktor, Upah Tukang, Gaji Staf

Workforce & Operational Cost Management

Hubungkan biaya tenaga kerja dan pengeluaran dengan proyeknya.

Sebelumnya

Upah tukang direkap di buku
Termin subkon tidak terpantau
Biaya proyek baru terlihat belakangan

Dengan Catur Konstruksi

Rekap upah per periode, ekspor Excel
Termin subkon dan jumlah yang dibayar
Biaya dibandingkan dengan batas RAP

Ilustrasi

Siapa dapat apa

OwnerLihat biaya proyek terhadap batas RAP
AdminCatat upah tukang, subkon, dan Item Lain
HRGAKelola gaji staf dan riwayat proyek per staf

Fitur
Subkontraktor dan termin	Yang dihitung adalah yang sudah dibayar
Rekap upah tukang	Per periode dan per tukang
Gaji dan biaya staf	Rekap bulanan per proyek
Item Lain	Catatan pengeluaran di luar material dan upah
Ringkasan vs batas RAP	Total tiap kategori dan batas pemakaian

Terhubung dengan M2

05 · Riwayat Supplier

Supplier Management

Satu daftar supplier, dengan item dan harga terakhir tiap supplier.

Sebelumnya

Nama supplier ditulis berbeda-beda
Harga terakhir tidak tersimpan
Riwayat beli ke supplier tercecer

Dengan Catur Konstruksi

Supplier dipilih dari daftar saat PO
Item dan harga terakhir terisi otomatis
Riwayat beli per supplier dan item

Ilustrasi

Siapa dapat apa

OwnerLihat seberapa sering beli ke tiap supplier
AdminKelola supplier dan pilih dari daftar saat membuat PO

Fitur
Database supplier	Tambah, ubah, cari, urutkan
Validasi supplier di PO	PO hanya untuk supplier terdaftar
Item dan harga terakhir	Diperbarui otomatis dari PO
Riwayat pembelian	Tanggal, proyek, jumlah, harga satuan

Terhubung dengan M3

06 · Riwayat Material

Item & Price History

Lihat harga material yang pernah dibeli, lintas proyek.

Sebelumnya

Harga material lama sulit dicari
Nama item berbeda di tiap SPP
Negosiasi tanpa data harga

Dengan Catur Konstruksi

Riwayat harga lintas proyek
Saran nama item saat mengetik SPP
Cari dan filter per supplier

Ilustrasi

Siapa dapat apa

OwnerCek harga lama sebelum menyetujui pembelian
AdminCari harga lintas proyek untuk acuan dan negosiasi
LapanganDapat saran nama item saat membuat SPP

Fitur
Riwayat harga lintas proyek	Tiap baris PO jadi satu catatan
Cari dan filter item	Kata kunci, supplier, urutan
Saran item di SPP	Nama dan satuan terisi dari data lama

Terhubung dengan M3

Tampilan

Sistem yang Sudah Berjalan

Tampilan antarmuka Project Management System dari fitur yang digunakan tim klien setiap hari.

Tampilan fitur Kurva-S: grafik perbandingan progres rencana dan realisasi proyek konstruksi

Tampilan daftar fase proyek dengan status realisasi dan indikator keterlambatan per fase

Tampilan distribusi kapasitas anggaran dengan rincian pengeluaran Material, Staf, Tukang, dan Subkontraktor

04Digitalisasi

Digitalisasi sebagai Proses Kolaboratif

Setiap perusahaan memiliki alur kerja, tantangan, dan kebutuhan yang berbeda. Karena itu, solusi digital tidak selalu bisa disamakan antara satu bisnis dengan bisnis lainnya.

Melalui kolaborasi dengan Goldtek, kami berfokus pada pengembangan sistem yang berangkat dari kebutuhan pengelolaan proyek konstruksi, dengan mempertimbangkan bagaimana setiap proses dapat terhubung dan dikembangkan lebih lanjut.

Kami percaya bahwa teknologi yang tepat bukan hanya membantu bisnis mengelola proses hari ini, tetapi juga memberikan ruang untuk menghadapi kebutuhan di masa mendatang.

Kolaborasi

Terbuka untuk Kolaborasi dengan Perusahaan Konstruksi

Dakana Techworks membuka peluang kerja sama dengan perusahaan konstruksi yang ingin mengembangkan proses bisnis melalui solusi digital yang sesuai dengan kebutuhan operasionalnya.

Mulai dari pengembangan website perusahaan untuk memperkuat kehadiran digital, hingga sistem khusus untuk pengelolaan proyek, pengadaan, dan operasional internal, kami terbuka untuk berdiskusi dan mengeksplorasi berbagai kebutuhan bersama.

Tidak harus dimulai dari sistem yang kompleks. Setiap kolaborasi dapat berangkat dari tantangan yang sedang dihadapi dan dikembangkan berdasarkan prioritas bisnis.

Jadwalkan Demo Diskusikan Kebutuhan Lihat Layanan Sistem Konstruksi